10 SARAN BERSOPAN-SANTUN DALAM BER-EMAIL

Juli 29, 2010 pukul 2:46 am | Ditulis dalam Umum | Tinggalkan komentar

Just for your reference..!

10 SARAN BERSOPAN-SANTUN DALAM BER-EMAIL

Zoran Todorovich
Bagi sebagian besar orang, email tampaknya menjadi rahmat sekaligus
bencana. Email dapat menghemat biaya komunikasi, terutama pada
orang-orang yg jarang berhubungan dengan kita. Namun, dapat membuat
kita menderita dengan menerima banjir “spam email”. Tidak banyak hal
yang bisa kita lakukan untuk menghadapi para “spammers” ini kecuali
terus-menerus melaporkannya pd “network administrator” kita.
Bagaimanapun, dalam melakukan korespondensi pribadi, kita seyogyanya
tetap bersopan-santun untuk menjaga hubungan baik.

Berikut 10 saran bersopan-santun dalam ber-email ria :

simpan file ini untuk teman :Download & Save

1. Benahi susunan email “forwards” anda. Bila anda ingin memforward

sebagian atau seluruh pesan pada pihak lain, maka luangkan sedikit
waktu anda untuk menghapus tanda yang biasanya muncul. Seperti tanda
“>” dsb.

2. Gantilah “Subject” atau Judul email bila topik pembicaraan anda

berubah. Seringkali setelah saling bertukar email beberapa kali, topik
pembicaraan berubah dari aslinya, namun “subject” atau judul email
belum juga diganti. Akan jauh lebih mudah untuk melacak email yang
masuk bila “subject” disesuaikan dan dapat mencerminkan isi email yang
sedang anda tulis.

3. Hapuslah pesan reply yang tidak perlu. Beberapa program email

secara otomatis memunculkan isi email yang terdahulu bila anda sedang
membalas/mereplynya. Ada baiknya anda menghapus pesan tersebut dan
hanya tinggalkan pesan yang benar-benar anda anggap perlu.

4. Jangan teruskan surat berantai. Anda tentu merasa terganggu dan

jengkel bila seseorang mengirimi anda sebuah email tentang humor atau
cerita-cerita, kemudian meminta anda untuk meneruskannya dengan segera
pada 10 teman anda yang lain, atau bila tidak maka anda akan ketiban
sial. Mengapa anda juga bermaksud mengganggu dan membuat orang lain
jengkel bila anda meneruskan email semacam ini? Hapus saja dengan
menekan tombol “delete”.

5. Hormati privacy orang lain.Ini termasuk juga alamat email mereka.

Bila anda sedang mengirim email ke sejumlah orang yang mungkin
satu-sama- lain tidak saling mengenal, gunakan “bcc” atau “blind
carbon copy ” agar alamat-alamat email mereka tidak saling diketahui.
Bila anda mudah mengirim email ke banyak alamat sekaligus tanpa
mempertimbang – kan saran ini, maka bersiap-siaplah untuk dikomplain
karena mereka menerima spam.

6. Jangan melakukan spam. Mungkin saja anda tidak sengaja

melakukannya, tetapi banyak orang tidak menyadari jika mereka
menggunakan alamat-alamat email yang mereka dapat dari “forwarded
email”, kemudian menggunakannya tanpa permisi, ini termasuk bentuk
spam.

7. Jangan berteriak-teriak. Menulis dengan mengaktifkan huruf besar

(tombol “Caps Lock”) dapat diartikan sebagai pertanda kemarahan. Orang
mungkin menganggap anda sebagai pengguna internet yang tidak baik,
atau tidak sopan sama sekali.

8. Jangan mudah “terbakar”, over-reaksi, atau terburu-buru menghapus

suatu email tanpa berusaha memikirkannya dgn baik. Dalam bahasa tulis,
kita memiliki waktu untuk memikirkan bagaimana kita merespon atas
sesuatu email yang membuat kita marah. Begitu juga dengan beremail
ria. Bila anda merasa dipenuhi dengan emosi yang kuat, kemudian
menulis balasan dengan emosional pula, maka sebaiknya jangan keburu
anda kirim email tersebut. Simpanlah dulu dalam “draft folder” selama
beberapa hari untuk dibaca ulang. Banyak persahabatan yang hancur
gara-gara terburu-buru menanggapi suatu email tanpa berusaha
memikirkannya dengan bijaksana.

9. Bersabarlah dalam menunggu “reply”. Ketahuilah, orang tidak hanya

hidup dengan internet. Mereka mungkin tidak membalas email anda dengan
segera. Masih banyak orang yg men-cek email mereka seminggu sekali.

10. Akuilah bahwa tidak semua orang senang menerima segala yang andaanggap lucu. Jangan terus-menerus mengirimkan sesuatu pada mereka yang tidak pernah membalasnya, meskipun dengan ucapan terima kasih.

Jangan lupa: Luangkan waktu juga untuk memikirkan apa yang kita
forward kan dan kepada siapa kita mem-forwardkan suatu email. Tidak
semua orang setuju atau suka dengan materi yang kita forwardkan. Untuk
orang-orang tertentu, subyek-subyek tertentu (yang kita anggap lucu
dan menarik atau ringan) bisa jadi sangat sensitif dan serius!!
(diadaptasi dari The Top 10 E-mail Courtesy Suggestions, Zoran
Todorovich) On Eagle’s Wings

Blog di WordPress.com.
Entries dan komentar feeds.